Institut für Musikwissenschaft
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Zum korrekten Umgang mit Word

Bei der Benutzung von Microsoft Word (nicht nur) für wissenschaftliche Arbeiten sollten Sie sich stets eine vermeintliche Trivialität vor Augen halten: Ein Computer ist keine Schreibmaschine. Wie Sie der hier angebotenen Vorlagen für Microsoft Word feststellen werden, bietet Word die Möglichkeit, zahlreiche Aspekte der Gestaltung zu automatisieren und erheblich zu vereinfachen. Darunter fallen vor allem die sogenannten Formatvorlagen. Womöglich sind Sie gewöhnt, Dokumente „hart“ zu formatieren, das heißt: Jedem Textelement von Hand die Gestalt zuzuweisen, die es haben soll. Mit den entsprechenden Buttons können Sie so fett schreiben, wichtige Begriffe werden Sie vielleicht kursivieren. (Um Sinn und Unsinn solcher Hervorhebungen oder Auszeichnungen geht es hier vorerst nicht. Allerdings sollten Sie derartige Mittel stets mit Bedacht einsetzen!) Überschriften erster Ordnung werden Sie unter Umständen größer setzen, Überschriften zweiter Ordnung dagegen unterstreichen.

Diese Behandlung Ihres Dokuments mag zunächst brauchbar erscheinen und bei entsprechend dosierter Anwendung auch zu optisch befriedigenden Ergebnissen führen. Allerdings lassen Sie auf diese Weise viele der wertvollen Funktionen Ihres Textverarbeitungsprogramms ungenutzt. Es handelt sich dabei um genau jene Funktionen, die Ihren Computer von einer Schreibmaschine unterscheidet. Gekonnter und auf Dauer beglückender ist dagegen der Einsatz von Formatvorlagen. Ihnen liegt eine grundsätzlich andere Denkweise zugrunde. Mit Formatvorlagen teilen Sie der Textverarbeitung in erster Linie nicht mit, wie ein Textelement aussehen soll, sondern um was für ein Textelement es sich handelt. Eine Überschrift würden Sie dann nicht mehr von Hand auf die gewünschte Schriftgröße bringen, sondern im „Formatvorlagen“-Fenster den entsprechenden Texttyp auswählen (also Überschrift 1, 2,…). Das Gleiche gilt für Fließtexte, Hervorhebungen oder Langzitate. Zu welchem optischen Ergebnis diese Auswahl führen soll, bestimmen Sie dann nicht mehr für jedes Textelement einzeln, sondern in den Einstellungen der Formatvorlage.

Dieses Verfahren bietet zwei Vorteile, die Ihnen gerade bei längeren Texten viel Arbeit ersparen können:

  1. Änderungen im Layout können unaufwändig mit wenigen Klicks erledigt werden. Wenn Sie sich etwa am Ende Ihrer Arbeit entscheiden sollten, Langzitate doch anders zu gestalten (nämlich z. B. mit minimal verringertem Zeilenabstand oder mit etwas kleinerer Schrift), müssten Sie bei händischer Formatierung jedes einzelne Langzitat anwählen und neu formatieren. Haben Sie hingegen sauber mit Formatvorlagen gearbeitet, genügt eine einzige Einstellung im entsprechenden Fenster, und im gesamten Dokument ändert sich die Optik nach Ihren Wünschen.
  2. Haben Sie alle Überschriften mit der entsprechenden Vorlage ausgezeichnet, kann Word daraus automatisch ein Inhaltsverzeichnis generieren, in dem die Überschriftentexte und die entsprechenden Seitenzahlen automatisch aktualisiert werden und so stets korrekt sind.

Eine detaillierte technische Dokumentation kann an dieser Stelle nicht geleistet werden. Beim Einstieg können allerdings Tutorial-Videos helfen, z. B. im Motivationstrainerton (www.youtube.com/watch?v=c1k8CJBZx0I) oder auch auf Fränkisch: www.youtube.com/watch?v=tsbGq38l_Ds.